ACTES - Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé

 
 

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Le dispositif « @CTES » (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé) permet la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité.

Possible depuis 2006, ce contrôle de légalité dématérialisé offre aux collectivités territoriales une opportunité de modernisation et de simplification en mettant à leur disposition un outil simple, fiable, efficace, rapide, qui permet de réduire les coûts (photocopies, affranchissement et déplacement) tout en s'inscrivant dans une démarche de développement durable.

La transmission des actes par voie électronique sécurisée est un dispositif essentiel qui permet également de rationaliser l’organisation du service, garantissant ainsi une plus grande efficacité de l’administration.

Dans le département de la Somme, des collectivités se sont d’ores et déjà mobilisées et ont signé avec l’État une convention de télétransmission. Si le bilan est positif à ce stade pour les collectivités étant passées à « @CTES », l’objectif est aujourd’hui de poursuivre la généralisation de la télétransmission ; car, chaque année, plus de 60 000 actes administratifs donnent lieu à accusé de réception. Cela représente pour les collectivités l’utilisation de plus de 1 500 kg de papier, soit l’équivalent d’une pile de feuilles atteignant 30 mètres de hauteur.


 « @CTES » en deux mots : 

« @CTES » est un outil de dématérialisation des échanges liés au contrôle de légalité des actes des collectivités territoriales, de leurs établissements publics locaux et des établissements publics de coopération intercommunale.

Cette dématérialisation consiste pour la collectivité publique à envoyer par internet l'ensemble de ses actes soumis au contrôle de légalité et à recevoir quelques minutes après, l'acquittement permettant de rendre la décision exécutoire.

Le projet « @CTES » se décline en deux volets : le contrôle de légalité dématérialisé pour les actes réglementaires, et le contrôle de légalité dématérialisé pour les actes budgétaires.

La mise en place d’« @CTES Budgétaires » permet la télétransmission des documents budgétaires des collectivités locales. Ce dispositif offre des avantages matériels comparables à ceux de « @CTES » : rapidité et sécurité de la transmission, économie de papier et de temps, facilité de stockage, accusé de réception automatique des documents, etc. Grâce à l’interopérabilité des systèmes « @CTES Budgétaires » et « Hélios » de la direction générale des finances publiques, l’ordonnateur d’une collectivité ne produira qu’un seul flux, qui sera adressé simultanément aux serveurs respectifs de ces applications.

Le circuit de transmission

actes

« @CTES » offre :

Pour les collectivités

♦ La télé-transmission instantanée à la préfecture des actes soumis au contrôle de légalité à tout moment de la journée  ("@CTES" et "@CTES Budgétaires" ), avec la possibilité d’annuler un envoi en cas d’erreur.
♦ La réception automatique, en temps réel, d’un accusé de réception électronique ayant une valeur légale de la part de la préfecture.
♦ La possibilité de rendre les actes exécutoires sans attendre plusieurs jours.
♦ Des économies de coûts liés aux photocopies, à l’affranchissement, au déplacement.
♦ Les agents rendus disponibles peuvent être recentrés vers de nouvelles missions.

Pour les agents

♦ Un recentrage sur des missions plus intéressantes.

Pour les citoyens

♦ Une réponse aux préoccupations écologiques des administrés.
♦ Plus de légalité : réponse aux attentes démocratiques et économiques des citoyens.

Les avantages ?

Rapidité :  accélérez vos échanges et rendez vos actes exécutoires sans attendre.
Sécurité :  sécurisez vos échanges et recevez automatiquement un accusé de réception de la préfecture.
Fiabilité : annulez vos envois en cas d'erreurs.
Économie :  réduisez vos coûts d’impression et d’envoi.
Innovation : promouvez la chaîne de dématérialisation de l’e-administration territoriale
Développement durable : contribuez à la protection de l’environnement.


Comment passer à l’« @CTES » ?

♦ Après accord de l’organe délibérant, la collectivité doit signer une convention « @CTES » avec la préfecture.

La convention établit l’engagement bilatéral entre le représentant de l’État et la collectivité pour constater, d’une part, l’utilisation d’un dispositif de tiers de télétransmission en conformité avec le cahier des charges (c’est à dire homologués - lien vers la liste des tiers homologués) et d’autre part, pour décliner localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission.

Cette convention prévoit également:
- La date de raccordement de la collectivité territoriale à la chaîne de télétransmission;
- Les engagements respectifs de la collectivité et de la préfecture pour l'organisation et le fonctionnement de la télétransmission.

Lien vers la convention type

♦ La collectivité établit ensuite des certificats d'authentification habilitant ses agents à télétransmettre.
De l'installation à votre premier envoi, un accompagnement avec tests est prévu.

Illustration d'un raccordement à "@CTES"


@CTES Budgétaires

Depuis l'exercice comptable 2012, les documents budgétaires des collectivités peuvent être transmis via une nouvelle application dénommée "@CTES Budgétaires".

Cette démarche nécessite une adhésion préalable à "@CTES", puis la signature d'un avenant à la convention.

Une compatibilité du logiciel financier utilisé par la collectivité est exigée, ainsi que le téléchargement d'une application gratuite.

Lien vers l'avenant à la convention

Nouveauté :

L’adhésion à « @CTES » peut faire l’objet d’une subvention de 35 % au titre du maintien ou développement des services au public en milieu rural pour les collectivités éligibles à la DETR  (Dotation d’Équipement des Territoires Ruraux) à partir du 1er janvier 2013.

Une démarche qui rend possible d’autres projets

"@CTES" est également une démarche complémentaire des autres projets d’administration électronique : signature électronique, affichage numérique, archivage, flux budgétaires et comptables, flux sociaux, état civil, etc …

Acteurs :

♦ Somme Numérique, l'agent de l'aménagement numérique de la Somme, permet d’avoir la connexion à la plate-forme pour déposer les actes gratuitement et propose également des formations: http://www.sommenumerique.fr/actes

Plus d’information…

- Auprès du Bureau des Élections et du Conseil aux Collectivités Locales de la Préfecture de la Somme
(pref-collectivites-locales@somme.gouv.fr)
Fabrice GUYART: 03 22 97 80 61

- Auprès du syndicat mixte SOMME NUMERIQUE :   http://www.sommenumerique.fr/actes

- Sur le site du Ministère de l’Intérieur :  http://www.collectivites-locales.gouv.fr/teletransmission-des-actes-soumis-au-controle-legalite-et-au-controle-budgetaire

Pour présenter le projet à vos collaborateurs

Plusieurs documents d’information sont à votre disposition pour présenter les fonctionnalités de ce projet:

- La présentation de "@CTES"
- La présentation de "@CTES Budgétaires"
- Une notice explicative concernant "@CTES Budgétaires"


Questions – Réponses

Faut-il une délibération pour autoriser l’exécutif de la collectivité à signer une convention et l’autoriser à utiliser la transmission des actes par voie électronique ?
Une délibération de l’assemblée délibérante est nécessaire pour permettre à l’exécutif de signer une convention avec le représentant de l’État dans le département l’autorisant à télétransmettre les actes de la collectivité.

Quels sont les types d’actes qui peuvent être télétransmis ?
Tous les actes réglementaires et budgétaires soumis à l’obligation de transmission au contrôle de légalité du représentant de l’État.

Quelle taille maximale peuvent avoir les documents télétransmis ?
La taille d’un envoi porte sur la totalité de l’envoi [qui peut contenir un ou plusieurs acte(s) avec un plusieurs fichier(s) joint(s)]. Aujourd’hui, la taille limite est fixée à 150 Mo.

Les actes volumineux  ne peuvent pas encore faire l'objet d'une télétransmission. De nouvelles évolutions techniques sont en cours. Il s'agit des actes suivants :
• les actes de marchés publics ;
• les actes d'urbanisme qui sont composés de documents complexes tels que les plans dont la transmission par voie électronique nécessite une avancée technique.

Faut-il envoyer les pièces annexes avec l’acte ?
Le contrôle de légalité s’exerce sur l’acte lui-même et ses pièces jointes. Toutes les informations nécessaires à l’exercice du contrôle de légalité (tel qu'un projet de convention annexé à une délibération) doivent donc se trouver dans les documents joints au formulaire des signalétiques.

Peut-on télétransmettre les actes par lots ?
Une collectivité peut choisir d’envoyer les actes individuellement ou par envoi groupé. Les accusés de réception sont envoyés pour chaque transmission.

En cas de difficultés techniques (coupure de réseau, documents trop volumineux, etc.), comment faut-il procéder ?
En cas de difficultés particulières, une transmission des actes sous une forme papier peut être envisagée, sous réserve d’avoir pris contact avec les services de la Préfecture pour les avertir de cet envoi papier.

Attention : La double transmission d’un même acte, par voie électronique et par voie papier, est strictement interdite, et ceci afin de lever toute incertitude sur la date à laquelle l'acte devient exécutoire.

En cas d'erreur de transmission, que peut-on faire ?
En cas d'erreur de transmission, la personne disposant du certificat électronique peut procéder à l'annulation de l'envoi qu'elle a effectué.

Faut-il télétransmettre les conventions multipartites une fois signées et sous quelle forme ?

Est soumise au contrôle de légalité la délibération autorisant la signature de la convention, accompagnée du projet de convention qui lui, n’est pas signé. Vous n’avez pas d’obligation légale à envoyer la convention une fois signée dès lors qu'il ne s'agit pas d'un acte soumis en tant que tel à obligation de transmission (comme c'est le cas pour un marché public, une délégation de service public...).

Peut-on avoir connaissance du suivi des actes télétransmis ?
Le projet « @CTES » concerne dans sa forme actuelle la transmission électronique des actes et non le suivi éventuel (lettre d’observation, contentieux, etc.).
La télétransmission produit les mêmes effets qu’une transmission par voie postale et les collectivités ne sont pas informées du suivi des actes hormis ceux qui font l’objet d’un suivi tout particulier (lettres d’observations transmises par la voie postale).

Une collectivité peut-elle télétransmettre un arrêté le dimanche ?
L’un des avantages de la dématérialisation est qu’une collectivité peut désormais télétransmettre 7j/7 et 24h/24.
Le simple fait de transmettre l’arrêté le rend exécutoire ; l’accusé de réception qui constitue la preuve de l'envoi, quant à lui, ne sera délivré que le lundi.


Un guide d'utilisation de l'application @CTES est à votre disposition. Ce dernier rappelle par ailleurs les règles de bon usage et détaille les rubriques de la nomenclature.

> Télécharger le guide d'utilisation - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 1,15 Mb

> Télécharger la fiche explicative n° 1 relative à la transmission dématérialisée des documents budgétaires - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,20 Mb